作为秘书人员，我们经常要对一些临时的活动、会议进行上传下达的工作，如果没有一套好的常态化流程，就很难应对一些突发情况。

方法/步骤

1

首先，制作一本适合自己的会议（活动）登记本。会议登记的内容，其实无非就是四个要素：名称、时间、地点、人物，如图所示。



2

有了固定的框架，我们就可以聚焦我们需要的关键要素，记录的时候只需要简明扼要的记录关键要素就行了。



3

在接收通知的时候，如果条件允许，可以用手机进行录音，如果当时碍于某些原因没有记录清楚，事后可以翻查，增加一个补救措施。



4

登记好了之后，呈送给领导签批，便于安排人员参加。这种做法可以让后面的环节更有说服依据，避免参会人员推脱拒绝参会。



5

递交给相关人员收阅，通知其参会。这个环节主要是为了避免参会人员如果没有按时参会，事后又推卸责任说秘书人员没有通知到位，有纸质记录就便于查证。



6

拟定短信会议通知，发送给参会人员。（会议登记表给参会人员签字确认后收回归档，拟定短信通知是为避免他们忘记具体参会时间地点，造成重复问秘书人员的情况）

短信格式可参照下图：



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如果觉得手机码字麻烦，可以用飞信发送到自己的手机后，再转发给参会人员，这样可以节省短信编辑时间。

END